Dirección del Departamento Escolar y de Archivo

Acrónimo
DEYA
Tipo de dependencia
Dirección
Pertenece a
Secretaría General
Sede
Dirección de Escolar y Archivo
Dirección
Primer piso, ala sur, Torre de Rectoría, Ciudad Universitaria C.P. 66451, San Nicolás de los Garza, Nuevo León, México.
Campus
Campus Ciudad Universitaria

Funciones

 
I. Cumplir con la programación de actividades académico-administrativas aprobadas por el H. Consejo Universitario.
 
II. Verificar la implementación de los procedimientos generales establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.
 
III. Asegurar la buena comunicación entre todo el personal del DEyA para garantizar el servicio efectivo en los tramites escolares.
 
IV. Mantener junto con el comité de calidad el estricto apego a la Política de Calidad, Visión, Misión y Valores Organizacionales del Departamento de Escolar y de Archivo.
 
V. Asegurar la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, en una mejora continua de los servicios que ofrece el DEyA.
 
VI. Supervisar y coordinar los procesos relacionados con los clientes (internos y externos).
 
VII. Asegurar la actualización y control de los documentos propios del DEyA.
 
VIII. Dar seguimiento a las quejas de los clientes.
 
IX. Examinar mediante revisiones periódicas la efectividad del Sistema de Gestión de Calidad del DEyA.
 
X. Nombrar un representante para asegurar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
 
XI. Cumplir con las disposiciones emanadas del H. Consejo Universitario, Rectoría y la Secretaría General.
 
XIII. Planear y coordinar reuniones de trabajo con las diferentes entidades administrativas de la Universidad que intervienen en los procesos de inscripción tales como: Centro de Evaluaciones, Tesorería General, Auditoría General, Dirección General de Informática, Departamento de Becas, entre otros.
 
XIV. Acudir a las comparecencias que instruya la Secretaría General ante las diversas comisiones del H. Consejo Universitario.
 
XV. Presentar estadística de la conformación de la matrícula escolar de la Universidad a las autoridades superiores que lo soliciten.
 
XVI. Presentar informe anual de las actividades administrativas de Rectoría.
 
XVII. Asistir a eventos en los que se requiera la participación de la Universidad y que atañen al DEyA.
 
XVIII. Comparecer, asistido por la Oficina el Abogado General a la instancia judicial que requiera conocer la autenticidad de documentos escolares emitidos por la Universidad.
 
XIX. Planear y coordinar las reuniones semestrales con los responsables de administración escolar de las Escuelas y Facultades, en la que se realiza la orientación otorgándoles información actualizada de trámites y servicios del DEyA.
 
XX. Contribuir con la Rectoría en el fortalecimiento del Programa de Desarrollo Institucional a través de la planeación estratégica de proyectos.
 
XXI. Resguardar la confidencialidad de los archivos personales de los estudiantes que están en poder del Departamento Escolar y de Archivo, salvo petición por escrito de instancias judiciales.
 
XXII. Mantener un adecuado clima laboral, que motive un buen desempeño del personal del DEyA.
 
Departamentos dependientes:
 
Subdirección
 
Coordinación de Inscripciones y Credencialización
 
Coordinación de Archivo, Digitalización y Acreditación de Estudios
 
Coordinación de Certificación de Documentos Escolares, Registro y Titulación
 
Coordinación de Asesoría Legal, Normatividad y Auditoría Documental
 
Coordinación del Módulo de Orientación Administrativa-Escolar a Estudiantes de Intercambio Académico

 

Misión

Otorgar inscripción, matrícula y credencial universitaria, en los Niveles Medio Superior y Superior, manteniendo el historial académico administrativo del estudiante para que, al concluir sus estudios, se expidan certificados, títulos profesionales, diplomas, grados académicos y demás documentos con validez nacional que apruebe el H. Consejo Universitario.